Einreichung von Pflichtexemplaren bei der DNB mit OJS
Dieser Blogbeitrag erläutert die Bereitstellung des DNB-Export-Plugin im Rahmen der Landesinitiative openaccess.nrw, Programmbereich 2 (Infrastruktur), an das sich einige Anforderungen und Vorbereitungen knüpften, wie auch den daran gekoppelten Kommunikationsworkflow, der gemeinsam mit der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) und der Bibliothek der FH Münster erarbeitet werden konnte.
Ausgangslage
Im Laufe der Projektphase des Infrastrukturangebots der Landesinitiative durch das Hochschulbibliothekszentrum (hbz) sollen bis Ende 2025 insgesamt zehn Plugins für Open Journal Systems (OJS) installiert werden. Bei der Auswahl der Plugins gilt es, auf bestimmte Anforderungen zu achten:
- Die Plugins sind für möglichst viele unserer Kooperationspartner relevant, um einen größtmöglichen Nutzen zu erreichen,
- Ihre Wartung ist entweder durch das Public Knowledge Project (PKP) sichergestellt oder durch die entwickelnden Institutionen, so dass die Nutzung möglichst problemfrei verläuft und diese im Falle von OJS-Upgrades weitergeführt werden können.
Vorgehen bei Plugin-Auswahl
Die OJS-Koopertionspartner[1] können für sie relevante Plugins benennen. Alternativ stellt der Programmbereich 2 die Relevanz eines Plugins fest. Es wird hinsichtlich der oben genannten Anforderungen geprüft und, bei positivem Entscheid, gemeinsam mit dem jeweiligen Kooperationspartner getestet. Verläuft auch dies positiv, wird das Plugin in die Plugin-Auswahl der Landesinitiative aufgenommen.
Einrichtung des DNB-Export-Plugins
Von hohem bibliothekarischen Wert ist das DNB-Export-Plugin. Das Plugin dient der Einreichung von Pflichtexemplaren per Hotfolder-Verfahren an die DNB. Es wird gemeinsam von Dr. Ronald Steffen (FU Berlin) sowie der DNB entwickelt und im Falle von OJS-Upgrades aktualisiert.
Per Knopfdruck können mit Hilfe des Plugins in OJS publizierte Artikel an die DNB über eine spezialisierte Schnittstelle gesendet werden. Für jede OJS-Instanz bzw. Organisation wird dabei DNB-seitig ein eigener Ordner (Hotfolder) eingerichtet, der über eigene Zugangsdaten verfügt. Diese dienen als Grundlage zur Aktivierung der Schnittstelle in OJS. Art und Weise sowie Rhythmus der Ablieferung von Pflichtexemplaren definieren die DNB und eine gegebene Organisation gemeinsam. Die DNB nimmt dabei in enger Absprache mit der Organisation die Einrichtung des Hotfolders vor. Voraussetzung für die Einrichtung des Plugins ist DNB-seitig, dass
- die OJS-Instanz produktiv ist,
- die Zeitschrift über eine ISSN verfügt,
- bereits publizierte Artikel vorliegen.
Die DNB akzeptiert die Dateiformate PDF und ePub. Die Metadaten sollten – mit Blick auf den Relaunch des DNB-Katalogs – neben Titel und Autor:innen auch über Abstract und (offene) Lizenz verfügen.
Ingest-Verfahren und URN-Vergabe bei der DNB
Die DNB verfügt zudem über ein eigenes Ingest-Verfahren für ankommende Artikel. Sie werden hinsichtlich Dateiformat und Metadaten überprüft. Nach erfolgreichem Ingest erhält ein Artikel eine URN, die zum DNB-Katalog hin auflöst.
Ausgenommen von der URN-Vergabe sind Organisationen, welche die Verwendung ihres eigenen Namespace vorsehen: Diese müssen in OJS per URN-Plugin generierte URN eigenständig bei der DNB registrieren, z.B. über .csv oder REST API. Da das für die automatische URN-Registrierung vorgesehene Epicur-Plugin fehleranfällig ist und seit einiger Zeit nicht mehr gepflegt wird, mussten wir es aus der OJS-Plugin-Auswahl entfernen. Eine automatische Registrierung der URN auf Basis des Plugins ist damit ausgeschlossen.
Auch hinsichtlich der Registrierung von URN berät die DNB (urn-support@dnb.de). Dieser Schritt sollte, sofern ein eigener Namespace vorhanden ist, unbedingt durchgeführt werden: Wurden in OJS URN für Artikel mittels URN-Plugin vergeben und nicht bei der DNB registriert, vergibt diese bei erfolgreichem Ingest über das DNB-Export-Plugin ebenfalls URN. So kann es zu Dubletten kommen.
Erarbeitung des Kommunikationsworkflows
Im Rahmen der LI oa.nrw verfügt jede OJS-Produktivinstanz über ein DNB-Export-Plugin. Damit auch das hbz auf den Hotfolder einer Institution im Bedarfsfall zugreifen kann (z.B. bei Fehlermeldungen), benötigt es ebenfalls die Zugangsdaten. Auf Grund dieser Anforderung schlug die DNB nach einem ersten gemeinsamen Treffen vor, einen zentralen Hotfolder für das hbz einzurichten und darin Unterordner für die teilnehmenden Kooperationspartner anzulegen.
Auf Basis dieser Ordnerstruktur konnten wir dann den Kommunikationsworkflow zwischen DNB, hbz sowie den kooperierenden Institutionen durchtesten und schematisieren. Wesentlich war dabei, den Bezug zwischen der abliefernden Organisation und dem hbz sicherzustellen, so dass der Hotfolder einer Organisation in der hbz-Ordnerstruktur durch die DNB abgebildet werden kann. Freundlicherweise hat sich Frau Uhlenbrock von der FH Münster zur Erarbeitung des Workflows bereit erklärt. Nach dessen Optimierung sieht er nun wie folgt aus:
- Das hbz leitet die kooperierende Institution sowie Ansprechpartner/in an die DNB weiter
- Die DNB meldet die Zugangsdaten für Unterordner-ID / Zugangsdaten ans hbz
- Das Plugin wird durch das hbz freigeschaltet
- Die DNB kontaktiert den/die Ansprechpartner/in der kooperierenden Institution
- Die Institution richtet Ihren Hotfolder gemeinsam mit der DNB ein (inkl. Prüfung der Schnittstelle auf ihre Funktionsweise sowie der Testdaten auf Basis einer Zeitschrift)
- Sofern erfolgreich, wird der Hotfolder für den automatischen Ingest in den DNB-Katalog freigeschaltet
- Die Institution meldet ggf. weitere abzuliefernde Zeitschriften an die DNB.
Mit dem Workflow kann DNB-seitig nun der Bezug zwischen kooperierender Institution und hbz hergestellt werden und das hbz im Bedarfsfall aushelfen. Wir möchten uns an dieser Stelle nochmals ganz herzlich bei Frau Uhlenbrock von der FH Münster sowie bei Frau Czaika und Frau Wiegand von der DNB für ihre freundliche Unterstützung bedanken.
Eine Anleitung zur Einrichtung des Plugins sowie Abbildung des hier beschriebenen Workflows finden Sie auch im Wiki des PB2 der LI oa.nrw.
[1] Die förderfähigen Hochschulen der DH.NRW kooperieren im Rahmen der Landesinitiative openaccess.nrw mit dem hbz, um die Services des Programmbereichs 2 auf Basis einer Förderung des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft bis mindestens zum 31.12.2025 an ihrer Hochschulbibliothek kostenfrei zu nutzen.
